AAAS Archiving-as-a-Service

Omschrijving van de G-Clouddienst

Sinds 2014 beschikt de RSZ over een functionele digitale archiveringsoplossing waarvan de bewijskracht erkend werd voor de documenten van het Elektronisch Werkgeversdossier.

In de context van de G-Cloud en van de synergieprojecten heeft de RSZ beslist om haar oplossing te laten evolueren naar een "mutualiseerbaar" platform (service) waarbij op die manier een elektronische archiveringsdienst aangeboden wordt met bewijskracht(1) voor digitale gegevens (bestanden of gegevens uit databanken) met als doel om ze te benutten en om ze mettertijd toegankelijk te maken, hetzij als bewijs of ter informatie.

Deze digitale archiveringsoplossing neemt de vorm van een multi-tenant service aan die voor iedereen toegankelijk is. Deze zal zo generiek mogelijk zijn en zal de fundamentele behoeften dekken op het vlak van elektronische archivering met bewijskracht, namelijk:

Archivering van digitale objecten
De garantie op integriteit (authenticiteit en leesbaarheid) voor alle gearchiveerde objecten (juridische waarde)
Het opzoeken en de visualisering van de gearchiveerde objecten via een unieke identificatie doorgestuurd tijdens de archivering. (Deze raadpleging zal beschikbaar zijn via de services die geïntegreerd kunnen worden in de clienttoepassingen)
Het herstel van objecten. Het zal mogelijk zijn om een terugzending van één of n gearchiveerde objecten, zelfs alle archieven van een instelling in voorkomend geval te vragen.
Het beheer van de bewaarduur
Het beheer van de metagegevens
De configuratie van de archiveringsregels (eindbestemming)
De operationele opvolging van het systeem in zijn geheel

De aansluiting tot het platform ("Onboarding") zal gerealiseerd worden in samenwerking met de kandidaatinstelling(en) in de vorm van een integratieproject. De realisatie van dit integratieproject zal uitgevoerd kunnen worden op basis van verschillende serviceniveaus die gevalideerd moeten worden met de partner(s).

In het kader van de synergie en in samenwerking met het Algemeen Rijksarchief zal er een competentiecentrum beschikbaar zijn om hulp te bieden bij de bepaling van de archiveringsstrategie (ontwerp van het klasseringsplan van de elektronische documenten, definitie van retention policy's, van metagegevens, van formaten, ...). Het doel is hier om een archiveringsstrategie op te stellen met de partner via een gestandaardiseerde en genormaliseerde methodologische aanpak - ISO 20652.

Tot slot zal het gebruik van het platform gebeuren via gestandaardiseerde interfaces. Het doel is om een eenvoudige en gemeenschappelijke oplossing te bieden waarmee beantwoord kan worden aan de archiveringsproblematiek op een ad-hoc manier (RESTful Webservice), op geregelde tijdstippen of gepland.

Deze archiveringsservice richt zich voornamelijk tot de instellingen die nog niet over een elektronische archiveringsoplossing beschikken maar ook tot instellingen die hun eigen systeem willen vervangen. Het belangrijkste doel is om schaalvoordelen te behalen via synergieën.

(1) In deze context zijn de gezochte doelstellingen het verzekeren van de juridische beveiliging van de instelling door zich te baseren op "state of the art" om de bewijskracht van de gearchiveerde objecten te garanderen maar ook door een systeem in te voeren dat een bepaald aantal principes respecteert om zo al dan niet de mogelijkheid open te laten om de bewijskracht te verkrijgen.

Service level agreements

System availability: 99% *
Data availability: 100% (data redundancy) **
Service Window: 24/7
Support Window: 24/7 ***
System Monitoring: 24/7
Archivering (1 tot n objecten): B.v.: Archivering van 10 Go (bevattende ~10.000 objecten) < 6min ****
Online raadpleging: < 3 sec (~200 Ko) ****
Massarestitutie: To Be Defined with partners according to business needs and system capability ****

* Geplande downtimes voor het onderhoud van infrastructuur en/of evolutie van het platform uitgesloten

** Dit is de garantie om geen enkele gearchiveerde informatie te verliezen.

*** Via frontoffice@gcloud.belgium.be

**** Dit zijn de eerste schattingen. De performancetesten gebaseerd op de nieuwe architectuur/infrastructuur zijn aan de gang. Er zal een bijgewerkte versie van de nota geleverd worden zodra deze testen beëindigd zijn.

Kostprijsregeling

Het archiveringsplatform baseert zich op het facturatiemodel dat aanbevolen wordt door de GCloud (Pay-Per-Use) en is dus verbonden met het gebruik van het platform naargelang het gearchiveerde en bewaarde gegevensvolume. Er wordt een facturatie per Gigabyte voorgesteld op basis van een gemengd model dat onderscheid maakt tussen de objecten die pas in het archiveringssysteem geplaatst zijn en het bewaren van objecten in het archief (volgens jaarlijks degressieve kosten).

Wat is de verdere evolutie van de dienst?

Een release 2 van het platform werd bepaald. Deze neemt een bepaald aantal evoluties in rekening, conform de haalbaarheidsstudie gerealiseerd bij de federale instellingen eind 2015:

Een afstemming met de Belgische wet van 21 juli 2016 (Digital Act) waarbij de Europese verordening eIDAS nr. 910/2014 van 23 juli 2014 ingevoerd en aangevuld werd en waarbij titel 2 "Bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor vertrouwensdiensten" in het boek XII "Droit de l'économie électronique" uit het Wetboek van economisch recht ingevoegd wordt.
De kwalificatie van de dienst met behulp van een compliance assessment organisme (audit).
De ontwikkeling van een specifieke connector waarmee de ad-hocarchivering vanuit Microsoft SharePoint mogelijk is.
De uitdieping van bepaalde functionaliteiten voor het overmaken van objecten, namelijk in het kader van beheer van e-mails.
In aanmerking nemen van de ARA-behoeften (Algemeen Rijksarchief) in het kader van het "herarchiverings"-proces van de objecten na de wettelijke bewaarduur (met potentiële validatie). Het doel is om een interoperabiliteit te verzekeren met de vermogensrechtelijke archivering - LTP BELSPO

Vanuit een technisch standpunt zal het archiveringsplatform de standaarden wat betreft infrastructuur volgen en zal het de planning van de bepaalde evoluties volgen.