AAAS Archiving-as-a-Service

Description du service G-Cloud

Depuis 2014, l’ONSS dispose d’une solution d’archivage numérique fonctionnelle dont la valeur probante a été reconnue pour les documents du Dossier Electronique de l’Employeur.

Dans le contexte du G-Cloud et des projets de synergie, l’ONSS a décidé d’investir en faisant évoluer sa solution vers une plate-forme « mutualisable » (service) offrant ainsi un service d’archivage électronique à valeur probante(1) pour des informations numériques (fichiers ou données extraites de bases de données) dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve ou à titre informatif.

Cette solution d’archivage numérique prend la forme d’un service multi-tenant accessible à tous. Celui-ci se veut le plus générique possible et couvre les besoins fondamentaux en termes d’archivage électronique à valeur probante à savoir : (Remarque : le service ne sera exploitable par d’autres clients que l’ONSS qu’au terme du premier trimestre 2017)

L’archivage d’objets numériques
La garantie de l’intégrité (authenticité et lisibilité) pour l’ensemble des objets archivés (valeur juridique)
La recherche et visualisation des objets archivés via un identifiant unique transmis lors de l’archivage. (Cette consultation sera disponible via des services pouvant être intégré dans les applications clientes)
La restitution des objets. Il sera possible de demander le rapatriement d’un ou n objets archivés voir la totalité des archives d’une institution le cas échéant.
La gestion des durées de conservation
La gestion des métadonnées
La configuration des règles d’archivage (sort final)
Le suivi opérationnel du système dans sa globalité.

L’adhésion à la plate-forme (« Onboarding ») sera réalisée en collaboration avec le(s) institution(s) candidates sous la forme d’un projet d’intégration. La réalisation de ce projet d’intégration pourra s’opérer sur la base de différents niveaux de service à valider avec le(s) partenaire(s).

Dans le cadre de la synergie et en collaboration avec les Archives Générales du Royaume, un centre de compétence sera disponible afin d’apporter une aide à la définition de la stratégie d’archivage (conception du plan de classement des documents électroniques, définition des retention policies, des métadonnées, des formats,…). Le but étant ici de définir une stratégie d’archivage avec le partenaire via une approche méthodologique standardisée et normalisée – ISO 20652.

Enfin l’utilisation de la plate-forme pourra s’opérer via des interfaces standardisées. L’objectif est d’offrir une solution simple et commune permettant de répondre aux problématiques d’archivage ad hoc (Webservice RESTful), régulier ou planifié.

Ce service d’archivage s’adresse principalement aux institutions ne disposant pas encore de solution d’archivage électronique mais également aux institutions souhaitant remplacer leur système en place. L’objectif principal étant de pouvoir réaliser des économies d’échelle par le biais de synergie.

(1) Dans ce contexte, les objectifs recherchés sont d’assurer la sécurité juridique de l’institution en se basant sur « l’état de l’art » afin de garantir la valeur probante des objets archivés mais aussi en mettant en œuvre un système respectant un certain nombre de principe afin de laisser la possibilité (ou non) d’obtenir la force probante.

Service level agreements

System availability : 99% *
Data availability : 100% (data redundancy) **
Service Window : 24/7
Support Window : 24/7 ***
System Monitoring : 24/7
Archivage (1 à n objects) : Ex : Archivage de 10 Go (contenant ~10.000 objets) < 6 min ****
Consultation Online : < 3 sec (~200 Ko) ****
Restitution de masse : To Be Defined with partners according to business needs and system capability ****

* Exclus downtimes planifiés pour la maintenance infrastructure et/ou évolution de la plate forme.

** Il s’agit ici de la garantie de ne perdre aucune information archivée.

*** Via le frontoffice@gcloud.belgium.be

**** Il s’agit de premières estimations. Les tests de performance basés sur la nouvelle architecture/infrastructure sont en cours. Une version mise à jour de la note sera livrée dès que ces tests seront terminés.

Coûts

La plate-forme d’archivage s’aligne sur le modèle de facturation préconisé par le G-Cloud (Pay-PerUse) et est donc lié à l’utilisation de la plate-forme selon le volume de données archivé et conservé. Un coût au gigaoctet est proposé sur base d’un modèle mixte faisant la distinction entre les objets nouvellement versés dans le système d’archivage et la conservation des objets dans l’archive (selon un coût dégressif annuel).

Quelle est l'évolution prévue pour ce service ?

Une release 2 de la plate-forme a été définie, celle-ci prend en compte un certain nombre d’évolutions, conformément à l’étude de faisabilité réalisée auprès des institutions fédérales fin 2015 :

Un alignement avec la loi belge du 21 juillet 2016 (Digital Act) mettant en œuvre et complétant le règlement européen eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014 et portant insertion Infrastructure-as-a-Service 3/3 du titre 2 « Certaines règles relatives au cadre juridique pour les services de confiance » dans le livre XII « Droit de l'économie électronique » du Code de droit économique.
La qualification du service par l’intermédiaire d’un organisme d'évaluation de la conformité (audit)
Le développement d’un connecteur spécifique permettant l’archivage ad hoc à partir de Microsoft Sharepoint
L’approfondissement de certaines fonctionnalités de versement d’objets notamment dans le cadre de la gestion des e-mails.
Prise en compte des besoins des AGR (Archives générales du Royaume) dans le cadre du processus de « réarchivage » des objets au terme de la durée de conservation légale (avec validation potentielle). L’objectif étant d’assurer une interopérabilité avec le système d’archivage patrimonial - LTP BELSPO.

D’un point de vue technique, la plate-forme d’archivage suivra les standards en matière d’infrastructure et suivra le planning des évolutions définies.